Dlaczego ortografia i gramatyka są czynnikiem łamiącym zasady w komunikacji pisemnej?

Kiedy czytasz list, który zawiera oczywiste błędy ortograficzne, co czujesz?

Nie trzeba być członkiem policji ortograficznej i gramatycznej, aby uznać je za dość irytujące, a jeśli występują w korespondencji biznesowej lub informacjach marketingowych, mogą wystarczyć, abyś odniósł całkowicie błędne wrażenie na temat konkretnej firmy.

Widzisz, kiedy komunikacja pisemna jest źle przedstawiona, z oczywistymi, prostymi błędami, to sprawia, że osoba czytająca to myśli, że firma, która wyprodukowała ten kawałek pracy są równie niechlujne i nieprofesjonalne z ich produktów i usług też.

Pomijając wszystko inne, czytanie oczywistych błędów ortograficznych jest dość irytujące.

Zasada numer jeden każdego rodzaju komunikacji pisemnej komunikacji jest sprawdzanie wszystkiego przed wysłaniem!

Sprawdź tę infografikę, która podkreśla niektóre z najczęstszych błędów ortograficznych, gramatycznych i interpunkcyjnych.

Źródło - https://bid4papers.com/blog/spelling-grammar-punctuation-mistakes/

Oczywiście, to normalne, że od czasu do czasu popełniasz błędy, zwłaszcza jeśli się spieszysz lub doświadczasz jednego z tych regularnych 3pm spadków energii, ale to nie jest usprawiedliwienie dla niskiej jakości pisemnej komunikacji pisemnej - korekta zajmuje najwyżej kilka minut.

Dlaczego słaba jakość komunikacji pisemnej jest poważnym czynnikiem łamiącym umowę dla firmy?

Mówiliśmy już o wrażeniu, które wysyła do czytelnika, ale jeśli siedzisz przy biurku, bashing out e-maile do klientów i klientów, a ty nie podejmują opieki lub uwagę, aby zapewnić, że słowo pisane jest poprawne, mogą one bardzo łatwo stać się tak zirytowany na konieczności próbować i wypracować, co masz na myśli, że przenieść się do konkurenta.

Brzmi to jak prosty i raczej bezsensowny powód do przenoszenia firm, ale tak się dzieje.

Niewłaściwy rodzaj interpunkcji może również powodować nieporozumienia. Wystarczy brak przecinka lub kropka w niewłaściwym miejscu i znaczenie zdania zostaje całkowicie zmienione. W takim przypadku nie przekazujesz właściwej wiadomości i ryzykujesz, że osoba czytająca to zdanie będzie miała całkowicie błędne wyobrażenie.

W dzisiejszych czasach polegamy na naszych umiejętnościach komunikacji pisemnej bardziej niż kiedykolwiek wcześniej. Mamy tendencję do siedzenia w naszych krzesłach biurowych i piszemy e-maile, zamiast podnosić telefon, więc w rezultacie, jest to jeszcze bardziej ważne, aby zapewnić, że podstawy są objęte. Nieprawidłowa pisownia, gramatyka i interpunkcja to poważna bariera dla skutecznej komunikacji, a jeśli chodzi o wrażenie, jakie wywiera na czytelnikach, to również jest ono dość poważne.

Jeśli chcesz, aby Twoja firma odniosła sukces, a zakładamy, że tak, to musisz upewnić się, że każda informacja i komunikacja, która opuszcza Twoje współczesne biuro jest dokładna i napisana we właściwym tonie. Brak pokrycia podstaw pokazuje niechlujstwo w pracy i pokazuje, że po prostu nie jesteś profesjonalny.

Są też ludzie, znacznie więcej niż mogłoby się wydawać, którzy patrzą na słabo źle napisaną komunikację i wzdrygają się. Jest to irytujące dla wielu ludzi w dzisiejszych czasach, w niektórych przypadkach do punktu obrażania! Czy naprawdę chcesz obrazić swoich klientów tylko dlatego, że nie mogłeś poświęcić kilku minut na korektę e-maila lub listu przed jego wysłaniem?

Zbyt często sukces firmy zależy od drobnych szczegółów, a nie od wielkich kampanii marketingowych i pomysłów. Jeśli nie będziesz pamiętał o tych małych problemach, powoli zaczniesz zatruwać potencjał tego, co twój biznes jest w stanie osiągnąć.

Jak więc możesz zapewnić, że komunikacja pisemna tworzona przez Twoich pracowników jest najwyższej klasy?

• Zachęcanie pracowników do korekty
• Używanie Grammarly jako internetowego narzędzia do sprawdzania pisowni, gramatyki i interpunkcji
• Upewnienie się, że właściwa wiadomość została przekazana w sposób jasny i zwięzły
• Upewnienie się, że pracownicy są świadomi znaczenia sprawdzania podstaw

Wystarczy minuta podwójnego sprawdzenia może zaoszczędzić wielu kłopotów w przyszłości.